Видеоконференцсвязь - это удивительно полезная технология, которая позволяет членам команды встречаться и обсуждать проекты, независимо от того, где они живут или работают. Однако, вы можете встретить ряд проблем, и не все они носят технический характер. Поскольку участники находятся в разных местах, легко случайно начать разговаривать друг с другом, зацикливаясь на слове «нет, продолжайте». Повестки дня встреч могут легко сбиться с пути, и ведение заметок может стать проблемой, если вы тратите дополнительное время, чтобы следить за ходом и работать без сбоев. Несмотря на трудности, видеоконференцсвязь является удобным инструментом, особенно потому, что все больше людей работают удаленно - будь то штатные сотрудники, проводящие день вне офиса, или фрилансеры, встречающиеся с членами команды для обсуждения текущих проектов и целей. Итак, как сделать онлайн-встречи более плавными? Мы предлагаем 10 способов.
- Следуйте плану.
Один из самых простых способов обеспечения того, чтобы все оставались на одной волне, а любая встреча была продуктивной, - это повторение повестки дня в начале каждой встречи. «На сегодняшней встрече мы надеемся выполнить X, Y и Z. Ок?».
- Назначьте модератора.
Видеоконференции с более чем несколькими участниками могут быстро выйти из-под контроля. На каждой встрече должен присутствовать «владелец», который отвечает за модерацию. Это включает в себя владение повесткой дня, обеспечение того, чтобы разговор оставался в нужном русле, и модерирование людей, чтобы люди были услышаны, а также не монополизировали разговор.
- Спрашивайте мнение участников.
Во-первых, имейте повестку дня, чтобы решить основную цель видеоконференцсвязи. После того, как все пункты проверены в повестке дня, просто спросите за столом у участников, есть ли у них что-либо, что они хотели бы высказать. Таким образом, это позволяет все участникам видеоконференции призывают участвовать и делиться своими мыслями.
- Согласуйте цели встречи.
Большинство встреч обычно не являются продуктивными. Тем не менее, когда у всех совпадают цели, встреча будет продуктивной.
- Используйте презентации.
Хорошо выполненная презентация может помочь организовать видеоконференции. Ключ в том, чтобы PowerPoints презентации были простыми и интересными. В частности, избегайте использования мелкого текста, избегайте беспорядка и держите слайды визуально привлекательными. Хорошо сделанная презентация может оптимизировать звонки, стимулировать вопросы, и держать всех вовлеченными и на задании.
- Используйте уведомления.
Большинство ПО для видеоконференцсвязи имеют функции для обозначения реакции, например, «поднятие руки», которое сигнализирует, что кто-то хочет задать вопрос. Вместо того, чтобы выговаривать вопросы и разговаривать друг с другом, практикуйте использование этих уведомлений, когда кто-то хочет говорить. Таким образом, можно найти время, чтобы остановить разговор и решить проблему, задать вопрос или сделать комментарий.
- «Три вопроса».
Если большая часть нашей команды работает удаленно, то будет полезно каждую неделю проводить видеоконференции. В команде каждый человека должен ответить на три вопроса: что они сделали за прошедшую неделю, что «висит» в работе, и каков план на предстоящую неделю. Также задавайте еженедельный вопрос: «Что является важной основой вашей работы?».
- Используйте чат.
Один из способов проводить организованные встречи - это сделать так, чтобы участники комментировали и задавали вопросы в окне чата. Затем организатор собрания может пригласить людей для комментарев, основываясь на том порядке, в котором они написали сообщение. Таким образом, каждый, кто хочет говорить, получает это право.
- Используйте возможности системы.
Вы можете настроить свою платформу для обнаружения звука, чтобы минимизировать фоновый шум, и использовать параметры циклического перебора, которые дают каждому возможность высказаться. Это уменьшает нагрузку на видеозвонки и позволяет сосредоточиться на деталях.
- Вести записи.
Во время разговора полезно делать заметки. Вы можете просто сосредоточиться на разговоре, зная, что кто-то отслеживает звонок.
