Видеоконференции - это проверенная технология, которая дает количественные и качественные преимущества. Чтобы быть эффективным при планировании и проведении видеоконференций, есть несколько советов, которым нужно следовать. Их можно разделить на четыре области: планирование, подготовка помещения, эффективные встречи и этикет собрания.
Планирование
Видеоконференцсвязь требует надлежащего предварительного планирования, особенно если ваши конференции рассчитаны более чем на пару человек. Чем больше времени вы потратите на планирование, тем больше шансов на то, что вы выберете наиболее подходящее время. Убедитесь, что вы учитываете разницу часовых поясов, иначе вы можете обнаружить, что некоторые из ваших участников могу не присоединиться к собранию вовремя. Также обязательно укажите номер телефона к конференции на случай, если вам понадобится позвонить кому-нибудь в случае проблем. Большой размер шрифта на графических материалах важен, так как без него участники не смогут четко видеть изображение, даже если они попытаются сделать это, приблизившись к экрану!
На что обратить внимание:
- Определите дату и время встречи с участниками.
- Распределите повестку дня с указанием даты и времени встречи.
- Планируйте разницу часовых поясов.
- Зарезервируйте соответствующие конференц-залы во всех местах.
- Список участников и руководителей сайтов с номерами телефонов.
- Получить номер телефона и видео номера в каждой комнате.
- Подтвердите доступность сети и моста (при необходимости).
- Подготовьте наглядные пособия:
- При подготовке наглядных пособий используйте жирный шрифт 16-точечного шрифта или больше, примерно шесть слов на строку и шесть строк на страницу, альбомная ориентация. Черная надпись на белом фоне лучше всего.
- Знать графические возможности документ-камеры. Подтвердите запланированное посещение всех лиц.
Подготовка комнаты
В идеале, перед установкой оборудования для видеоконференцсвязи ваша комната должна быть оснащена оборудованием для достаточного освещения и предоставления звука, а также кондиционирования. Независимо от того, было ли это сделано, вы можете максимизировать эффективность своей видеоконференции, включив хотя бы весь свет, чтобы люди выглядели равномерно освещенными, чтобы избежать эффекта "енотового глаза". Если в комнате есть окна, закройте все жалюзи. Выключите все дополнительные вентиляторы. Убедитесь, что все оборудование, необходимое для вашей конференции, находится в комнате и в рабочем состоянии. Стол должен быть обращен к мониторам, чтобы все находились на равном расстоянии от камеры.
Этапы подготовки комнаты для видеоконференции:
- Подготовьте зал не менее чем за 15 минут до запланированной конференции и провелите тест видеооборудования.
- Если есть окна в номерах, держите шторы, жалюзи и т. д. закрытый.
- Убедитесь, что все соответствующее освещение включено.
- Установите предустановки камеры до начала встречи.
- Предоставим любое дополнительное оборудование, необходимое для встречи (слайды, диаграммы и т. п.)
Эффективность
Как и к личным встречам, к видеоконференциям надо готовиться. Разница между очной встречей и видеоконференцией заключается в том, что заседания, которые должным образом не подготовлены, хуже выглядят на видеоконференциях.
Все участники должны быть представлены, даже те, кто не может появиться на изображении камеры. Полезно иметь обозначение, определяющее местоположение каждого участника. Таким образом, люди знают с кем они говорят. Это особенно важно в многоточечной конференции.
Как провести эффективную конференцию
- Начинайте и заканчивайте конференции вовремя
- Представьте участников друг другу
- Расскажите об предмете встречи, содержании и основных правилах
- Сделайте фокус на основных темах
- Суммируйте ключевые моменты беседы
- Поощряйте участие каждого в беседе
- Стимулируйте дискуссию:
- Задавайте прямые вопросы, особенно после каждой секции тем
- Поднимайте проблемы
- Спрашивайте мнение
- Суммируйте выводы и план действий
- Будьте уверены, что говорящего участника хорошо видно на мониторе
Правила этикета
Правила этикеты проведения видеоконференции следует соблюдать, чтобы не произошел хаос на вашей встречи. Особенно это касается многоточечных конференций. Не забудьте отключить микрофон, когда говорит другая сторона. Помните о задержке передачи. Если будет рассказана хорошая шутка, те, кто на вашем конце, будут смеяться, прежде чем те, кто на дальнем конце, услышат кульминацию. Избегайте быстрых движений во время видеоконференции. Оборудование работает на основе того, что движется. Чем больше движение, тем труднее оборудованию справляться с передачей данных. Выглядеть как телеведущий не обязательно, одежда спокойных цветов создает лучшую картинку.
Советы участникам конференции
- Прибыть вовремя.
- Действуйте и говорите естественно.
- Имейте в виду задержку передачи и паузу для комментариев.
- Всегда отключайте звук при наборе на многоточечный вызов, пока не будет ваша очередь давайть комментарий.
- Не кашляйте в микрофоны, не перетасовывайте бумаги, не касайтесь предметов и не ведите посторонних разговоров.
- Сидите спокойно, не вертитесь на стуле.
- Избегайте резких движений во время разговора.
- Задавайте прямые вопросы.
- Избегайте одежды с чрезмерно подробными узорами.
- Избегайте ярких, кричащих украшений, которые отражают свет.
- Носите синие или пастельные рубашки вместо белых.
Для качественных видеоконференций необходимо использовать проверенное ПО. У нас вы можете приобрести VIDEOMOST - единю систему коммуникаций для каждого рабочего места!
