Сегодня, для большинства компаний электронная почта является одним из основных методов коммуникации. Кроме того, электронная почта имеет ключевое значение для основы любого современного бизнеса.
Согласно исследованию, проведенному международной корпорацией данных (IDC), неожиданные простои от сбоев приложений, таких как приложения электронной почты, в более 1000 компаниях из списка Fortune стоят в среднем от $1,25 млрд до $2,5 млрд — каждый год.
Хуже всего, эти цифры не включают в себя другие расходы, такие как бизнес, теряющий значительное количество клиентов, или страдающий катастрофическими разрушениями, когда дело доходит до отношений с клиентами, из-за слабой работы службы поддержки электронной почты.
Все это дает нам понять, почему важно не допускать ошибок при выборе системы электронной почты для вашего бизнеса.
В этой статье мы расскажем о системах электронной почты, а также рассмотрим три хороших облачных почтовых сервиса, которые вы можете использовать для эффективной коммуникации при ведении бизнеса.
6 вопросов перед выбором облачного сервиса электронной почты
Выбор правильной службы электронной почты может быть сложной задачей, но, если знать, какие функции вам нужны, процесс поиска станет намного проще.
Поскольку не все платформы электронной почты разрабатываются с одинаковыми функциями, важно выбрать ту, которая хорошо сочетается с вашими потребностями и предпочтениями.
В противном случае плохая служба электронной почты может оттолкнуть потенциальных клиентов и значительно повредить вашей нижней строке. Поэтому очень важно хорошо подумать и тщательно оценить все факторы при выборе учетной записи электронной почты для потребностей вашей фирмы.
Вот шесть ключевых вопросов, которые нужно задать, прежде чем остановиться на облачной платформе электронной почты.
Какие цели я хочу реализовать в своем бизнесе при использовании сервиса электронной почты?
Четкое изложение ваших потребностей и целей может помочь в выборе лучших облачных сервисов электронной почты для вашего бизнеса.
Если цели скромны, и все, что вам нужно, это основная платформа электронной почты для отправки и получения всего нескольких писем в неделю, процесс выбора не будет таким же, как у тех, у кого есть тысячи клиентов.
Сравните функции, предлагаемые поставщиком услуг электронной почты, с целями вашего бизнеса, и убедитесь, что поставщик имеет достаточные возможности для удовлетворения ваших потребностей сейчас и в будущем.
Например, если вы занимаетесь онлайн-торговлей с целью стимулировать продажи по электронной почте, подумайте о Google Apps
Оба сервиса электронной почты отлично подходят для создания высоко конвертируемых кампаний на основе электронной почты. Или, если вы запускаете бизнес на основе мероприятий с несколькими офисными местоположениями и нуждаетесь в решении, которое может легко взаимодействовать с существующей инфраструктурой электронной почты, перейдите к Почте WebEx Cisco.
Какие будут затраты?
Выбирайте такой сервис, который будет вам по карману, и будет отвечать вашим потребностям в бизнесе и не разорит.
Если вы выберете службу электронной почты для облачных вычислений, которая взимает больше, чем вы можете себе позволить, неспособность покрыть расходы значительно ухудшит рост бизнеса.
Точно так же, переход на бесплатный сервис электронной почты, дабы сэкономить на расходах, также может повредить вашему бренду, серьезные клиенты вряд ли доверяют компаниям с общими адресами электронной почты.
Например, вместо создания бесплатной учетной записи Gmail с таким адресом электронной почты, как username@gmail.com, подпишитесь на Google Apps для работы. И оплатите себе фирменный адрес электронной почты, как username@mybusiness.com, около $5 в месяц.
Фирменный, персонализированный адрес электронной почты поможет повысить доверие к бизнесу, что, в свою очередь, гарантирует вам конкурентное преимущество.
Большинство облачных провайдеров электронной почты предлагают бесплатный пробный период или бесплатный сервис, который может быть использован для оценки соответствия сервиса вашим потребностям. После этого вы можете зарегистрироваться либо для ежемесячной оплаты, либо для оплаты по мере поступления.
Ежемесячная оплата может быть определена на основе количества контактов в вашем списке электронной почты, объема выделенного хранилища или других факторов. Если вы не готовы взять на себя ежемесячные обязательства, обратитесь к поставщику с моделью оплаты по мере использования и платите только за то, что используете.
Сколько предлагается места для хранения?
Еще один важный фактор, который следует учитывать, - это объем расширенного хранилища электронной почты и других документов.
Служба с ограниченным пространством хранения заставит вас удалять потенциально важные сообщения всякий раз, когда почтовый ящик переполняется.
При создании бизнеса, который сильно зависит от электронной почты для связи, и архивация сообщений имеет приоритет над их удалением, наличие папки "Входящие", которая быстро заполняется, может быть проблематичным.
Таким образом, важен объем доступного пространства. Существует также несколько взаимосвязанных вопросов, которые необходимо принять во внимание. Например, максимальный размер, разрешенный для вложения электронной почты, отличается от одного поставщика к другому, при этом некоторые поставщики ограничивают вложения на 10 ГБ. В то время как другие, позволяют пользователям отправлять документы до 300 ГБ, так как документы были загружены в облако.
Насколько безопасен сервис электронной почты?
Лучшие облачные службы электронной почты оснащены сильной безопасностью, предназначенной для предотвращения мошеннических и несанкционированных действий.
С надежным механизмом защиты электронной почты, вы можете эффективно сохранить почтовый ящик в безопасности, особенно если вы в вашем бизнесе предусмотрен обмен конфиденциальной информацией.
Облачные почтовые службы, уязвимые для утечки информации, могут привести к огромным финансовым потерям и потери репутации.
Например, взлом электронной почты Sony в 2014 году стоил компании более 100 миллионов долларов. И, согласно недавнему опросу, хакерские атаки приводят к тому, что малый бизнес теряет в среднем $8,700 в год.
Поэтому убедитесь, что вы выбираете платформу электронной почты, которая использует передовые методы для защиты своей инфраструктуры и информации пользователей.
Отметьте, что должны поддерживаться в сервисе следующие функции: анти-спам, антивирус, многофакторная аутентификация. Кроме того, незащищенная платформа может привести к простою электронной почты, что серьезно повредит вашему бизнесу. Важно найти облачную службу электронной почты, которая гарантирует время безотказной работы не менее 99,9%.
Чтобы обеспечить резервное копирование данных в облаке и их максимальную доступность, выберите службу электронной почты с резервными серверами в нескольких местах. Служба должна иметь стратегии предотвращения потери данных и группу специальных экспертов, постоянно контролирующих свои серверы по любым вопросам.
Легко ли использовать службу электронной почты?
При выборе облачной службы электронной почты выберите простое в использовании решение, которое работает для вас, а не против вас.
Сложная платформа электронной почты со сложным интерфейсом не обеспечит гибкость, необходимую для быстрого завершения работы. Нет ничего хуже, чем запутанный почтовый ящик бизнес - почты, который не может выполнить быстро сортировку сообщений.
Выберите сервис, который обеспечивает правильное форматирование писем, независимо от того, на каком устройстве или платформе их просматривают клиенты. Ваши письма будут прочитаны на широком диапазоне устройств, таких как: планшеты, смартфоны, ноутбуки и т.д.
Убедитесь, что нет потери форматирования или содержимого, выберите сервис, который позволяет просматривать кампании электронной почты на разных платформах и устройствах.
Так что вы можете быстро внести любые изменения, прежде чем нажать кнопку "Отправить". Кроме того, вам нужен поставщик с отличной поддержкой клиентов, чтобы предлагать оперативную помощь, когда это необходимо.
Лучшие услуги по оказанию помощи с электронной почтой - чат и поддержка по телефону.
Какие еще бонусы предлагаются?
После того как вы выбрали облачный сервис электронной почты, который охватывает все основы, обратите внимание на дополнительные полезные функции, способные повысить производительность вашего бизнеса.
Кроме того, лучшие облачные сервисы электронной почты включают дополнительные функции, помогающие пользователям сотрудничать с сотрудниками или коллегами. Например, Microsoft Exchange Online поставляется с группами Office 365, что позволяет командам работать вместе и быстро обмениваться идеями.
В Cisco WebEx также входит обширный набор инструментов для онлайн-конференций и совместной работы организаций. Другие полезные бонусные функции, которые вы можете найти на платформах электронной почты верхнего уровня, включают: мгновенный обмен сообщениями, интегрированный видео-чат, поток электронной почты, профессионально разработанные шаблоны электронной почты, встроенные элементы маркетинга в социальных сетях.
Преимущества облачных сервисов электронной почты
Многочисленные преимущества привлекают компании переносить свои службы электронной почты в облако. Облачная модель электронной почты может решить проблемы поддержки и безопасности, а также восстановить смысл, когда дело доходит до решения проблем связи в вашем бизнесе.
Вот некоторые из ключевых преимуществ использования облачной службы электронной почты.
Экономия
Возможность сэкономить на расходах, пожалуй, самое значительное преимущество использования облачных почтовых сервисов. Каждый бизнес существует, чтобы получить прибыль, при этом сохраняя расходы как можно ниже.
Благодаря лучшим облачным почтовым сервисам вы можете снизить капитальные затраты и понести минимальные затраты на серверное хранение и приложения.
Традиционные услуги электронной почты обычно требуют местной инфраструктуры, что приводит к значительным операционным затратам, часто доходящим до тысяч долларов.
С другой стороны, использование облачного поставщика электронной почты освобождает вас от непомерных эксплуатационных и ремонтных расходов. Кроме того, перемещение бизнес - электронной почты в облако может привести к повышению эффективности и производительности.
Вместо того, чтобы тратить много времени на проблемы с электронной почтой, ваши ИТ-сотрудники могут сосредоточить свою энергию на важных вещах, таких как рост вашего бизнеса и кофе-брейки.
Легкая управляемость
Облачные почтовые сервисы предлагают улучшенные и несложные возможности управления ИТ. Вам не нужно будет беспокоиться о сложных инструкциях по установке, постоянном обслуживании сервера или других сложных вещах.
Более того, вы можете получить достаточное хранилище данных, что упрощает управление электронной почтой. Я испытывал проблемы ограниченной системы хранения электронной почты и мне это совсем не понравилось.
Легкое восстановление
Все боятся потерять важные файлы, когда происходит удаление, включая меня!
Подумайте об этом на минуту - происходит системный сбой, и стирает все файлы и контрактные соглашения, хранящиеся в ваших архивах электронной почты, как такой инцидент повлияет на итог вашего бизнеса?
С облачным сервисом электронной почты, программное или аппаратное обеспечение, связанные бедствия не повредит или удалить любые письма. Вы забыли рабочий ноутбук дома с важными электронными письмами? Нет проблем - просто войдите в систему с любого устройства и возобновите работу как обычно.
Когда электронные письма хранятся в облаке, восстановление данных становится легким и беззаботным делом.
Кроме того, лучшие облачные почтовые сервисы внедрили новейшие стандарты безопасности и отраслевые сертификаты, чтобы гарантировать безопасность данных своих клиентов.
Получение конкурентного преимущества
Облачные приложения электронной почты могут помочь вам сохранить конкурентное преимущество против конкурирующих компаний, которые все еще используют старомодные, ограниченные системы электронной почты.
Помимо повышения эффективности, облачные почтовые сервисы расширяют сотрудничество между коллегами и сотрудниками. Люди, работающие в команде, могут мгновенно получить доступ к последнему обновлению проекта и ответить соответствующим образом.
Более того, у вас будет доступ к возможностям видео - чата и конференцсвязи, а также высокое качество расширенной связи в рамках бизнеса.
Следовательно, при более совершенных механизмах коммуникации, отношения с клиентами будут улучшены и приведут к увеличению доходов для вашего бизнеса.
Представляем вам Большую Тройку
С правильным поставщиком услуг, вы можете максимизировать преимущества облачной технологии электронной почты и существенно ускорить рост бизнеса. В этом разделе я рассмотрю три лучших облачных сервисов электронной почты, которые можно использовать для перехода на следующий уровень.
Приложения Google для работы
Ранее известные как бизнес приложения Google, приложения Google для работы предлагает набор облачных офисных инструментов для бизнеса любого размера. Главным образом, его электронная почта, обмен сообщениями и обмен контентом обеспечивают мощный способ поддерживать динамичную и быструю связь на рабочем месте.
Что мне нравится в Google - приложениях, так это его богатые инструменты сотрудничества, такие как Google - документы и Google – сервис мгновенного обмена сообщениями, которые позволяют беспрепятственно завершать проекты между командами.
С другой стороны, я не доволен сложным процессом регистрации Google и тем, как тяжело управлять, когда бизнес - адреса электронной почты разные.
Тем не менее, если вы ищете облачную службу электронной почты, которая надежна, предлагает широкий спектр бизнес-функций и является экономически эффективной ($50 на пользователя в год), то Google - приложения стоит попробовать.
Преимущества и недостатки приложений Google для работы
|
Плюсы: Конкурентоспособные, гибкие цены удобные бизнес-адреса электронной почты бесплатная 30-дневная пробная версия 30 ГБ хранения для стандартного плана неограниченное хранение для премиум-плана 24/7 поддержка клиентов богатые инструменты сотрудничества-видео, календари, текстовые документы хорошо работает онлайн на разных устройствах высокозащищенная платформа надежность времени безотказной работы |
Минусы: Относительно сложное ведение журнала в процессе наличие контента, который поддерживается рекламой |
Почтовый сервис Microsoft Exchange Онлайн
Если вы ищете облачную платформу электронной почты, которая может настраивать решения в соответствии с вашими конкретными потребностями, обеспечивая максимальную доступность связи, перейдите к Microsoft Exchange Online.
В зависимости от ваших потребностей: Exchange Online План 1 собирается за $4 на пользователя в месяц Exchange Online План 2 собирается за $8 на пользователя в месяц. Планы доступны пользователям.
Последний план поставляется с более дополнительными функциями, такими как предотвращение потери данных и неограниченное хранение, и подходит для предприятий со значительными коммуникационными потребностями.
Примечательно, что Microsoft гарантирует доступность 99,9% времени безотказной работы для Exchange Online. Я считаю модель онлайн-платежей Microsoft Exchange невыгодной, поскольку она требует, чтобы пользователь совершал ежегодные платежи.
Модель оплаты может оказаться дорогостоящей, особенно если вы решите прекратить обслуживание до конца года.
Преимущества и недостатки сервиса Microsoft Exchange Онлайн
|
Плюсы: Высокая безопасность и надежность простота в использовании и обслуживании бесплатная 30-дневная пробная версия 50GB место для хранения Широкие возможности для совместной работы Простая интеграция сторонних приложений Простая система в использовании на самых разных устройствах |
Минусы: Требуется ежегодное обязательство по оплате Ограниченные возможности поддержки клиентов |
Почта Cisco WebEx
Вы ищете надежную платформу для веб-коммуникаций? Вы ищете гибкое решение для проведения беспроблемных онлайн-встреч? Вам нужны средства для совместного использования экрана и видеоконференций для деловых встреч?
Если вы ответили " да " на любой из вышеперечисленных вопросов, то Cisco WebEx должен удовлетворить ваши потребности.
Я особенно впечатлен способностью Webex взаимодействовать с существующими инфраструктурами электронной почты, что уменьшает перерывы при переходе на размещение письма электронной почты.
Например, каждый человек, приглашенный на встречу по электронной почте, включается в контактную книгу, которую можно легко импортировать из различных источников, таких как Outlook и Google Apps for Work.
С другой стороны, цены WebEx относительно высоки и могут препятствовать средним пользователям.
Базовая версия Premium стоит $24 в месяц и ее могут использовать только до восьми человек. Тем не менее, прежде чем перейти на платный план, попробуйте бесплатную версию в течение 14 дней, чтобы узнать, устраивает ли она для вас.
Бесплатная версия дает 250 МБ для хранения данных и позволяет вместить до 25 человек.
Преимущества и недостатки Cisco WebEx
|
Плюсы: Простая интеграция с другими ИТ-инфраструктурами. Многоуровневая бесплатная пробная версия на 14 дней. Хорошее веб-решение для проведения видео-конференций. Возможность совместного использования документов. Возможность записи встреч. Обмен мгновенными сообщениями поддерживается мобильная версия. |
Минусы: Относительно высокие цены-затраты от $ 24 до $ 69 в месяц. Многочисленные пользовательские опции делают начальную настройку сложной. |
Подводим итоги
С текущими быстрыми достижениями в области технологий, эффективный сервис электронной почты необходим для бизнеса, чтобы удовлетворить сегодняшние сложные требования связи.
Хорошие облачные сервисы электронной почты позволят вам эффективно управлять коммуникациями, быстро извлекать данные в случае аварии и получить конкурентное преимущество на рынке.
В этой статье мы рассмотрели три облачных почтовых сервисов, которые можно использовать для достижения успеха при работе с почти мгновенными скоростями, характеризующими современный бизнес-процесс.
- Приложения Google для работы
- Сервис Microsoft Exchange Онлайн
- Почта Cisco WebEx
Итак, какой из них лучше? Будет зависеть от того, хорошо ли его функции соответствуют целям вашего бизнеса.
