Сегодня мы вам расскажем о такой услуге, как сервис печати. Суть ее состоит в том, что вы, как компания не занимаетесь самостоятельно закупкой печатной техники, ее обслуживанием, выплатой заработной платы сотрудникам ИТ-службы, которые поддерживают ее в работоспособном состоянии, закупкой бумаги для печати. Все, что вам нужно знать – количество отпечатков в штуках, которые были сделаны вашими сотрудниками за период. Суть в том, что вы оплачиваете именно количество отпечатков и не очень переживаете о том, откуда взялась вся эта печатная и копировальная техника в ваших офисах.
Что получает компания, переводя сервис печати на аутсорс:
Закупка картриджей, утилизация старого оборудования, ремонт оборудования, закупка запчастей, обновление ПО и, о чем часто забывают – оформление договоров, оплата счетов, закрытие актов по всем этим процессам, что выражается в экономии времени не только ИТ-службы, но и всего бэк-офиса.
Говоря языком бизнес-презентаций, в результате аутсорса сервиса печати, компания получает:
- отсутствие капитальных затрат на закупку печатной техники или оптимизацию количества в собственном парке техники.
- сокращение количества отпечатков (что экономит расходники) минимум на 10% (этого, зная как подступиться, можно добиться и просто введением принципов безопасной печати в офисе),
- простую и прозрачную форму расчета затрат на печать, исходя из планируемого количества отпечатков, что обычно радует ваш финансовый отдел при планировании бюджета,
- контроль за тем, как именно используется печатная техника (в том смысле, что на ней не печатаются личные файлы сотрудников).
За счет чего достигается вся упомянутая выше оптимизация.
Во-первых, в процессе передачи этой части ИТ-потребностей компании на аутсорсинг, проводится аудит текущего состояния парка техники. Далее экспертами проводится анализ оборудования, оцениваются возможные издержки на ремонт при текущей схеме печати, правильно ли рассредоточена техника по офису (стоимость копий на разных устройствах может отличаться в разы, поэтому там, где много печатают лучше ставить оборудование более высокого класса, предназначенное для таких объемов). И если специалисты находят, где можно сэкономить (обычно находят), то начинается магическое Управление средой печати. Наши специалисты, переставляют, заменяют и порой сокращают количество принтеров (не в ущерб процессам, безусловно).
Во-вторых, есть возможность введения системы так называемой безопасной печати. Когда получить распечатку из принтера может только тот сотрудник, который отправил документ на печать – вводом пин-кода или прикладыванием собственной карточки сотрудника. Что помимо собственно ограничения доступа к файлам других сотрудников и отделов, несет в себе и прямую функцию экономии. Не раз в жизни любого стремящегося к совершенству человека, уже после отправки документа на печать, возникает понимание, что что-то в документе лучше переформулировать. Или замечается ошибка. В стандартной ситуации это ведет к повторной печати. А в случае с безопасной печатью документ печатается только после прихода сотрудника к принтеру а значит, до этого, печать можно отменить, внести все улучшения и исправления и забрать из принтера уже близкий к идеалу документ. Из дополнительно приятного – при введении безопасной печати резко сокращается количество печати личных файлов сотрудников, поскольку у ИТ-службы появляется инструмент мониторинга для отслеживания целевой печати (ведется контроль за всеми печатающимися файлами и выставляются KPIпо количеству отпечатков, исходя из бизнес-процессов).
Все вышеперечисленное звучит отлично и экономно, но, к нашему сожалению, подходит услуга сервиса печати далеко не всем.
Итак, в какие моменты есть смысл задуматься о переводе сервиса печати на аутсорсинг:
- общее количество отпечатков в компании превышает 50 000 в месяц (что удобно, можно считать все офисы в разных городах, например, в эту общую цифру);
- ваш парк техники устарел и перед вами стоит выбор – заново закупить все принтеры в компании взамен устаревших или попробовать посчитать вариант с аутсорсингом;
- компания развивается и в принципе рассматривает перевод часть ИТ-функций на аутсорсинг, чтобы освободить штатный персонал от рутины для покорения новых высот.
Если вы себя узнали, приходите к нам знакомиться!
